بیمه‌گزاران این شرکت در صورت وقوع حادثه، ابتدا باید از تحت پوشش بودن خسارت ایجادشده در بیمه‌نامه خود اطمینان حاصل کنند؛ چراکه بیمه آتش‌سوزی منازل مسکونی می‌تواند شامل پوشش‌های متنوعی باشد و نوع خسارت قابل جبران به پوشش‌های انتخاب‌شده در بیمه‌نامه بستگی دارد.
برای ثبت خسارت، بیمه‌گزار می‌تواند با مراجعه به سامانه آنلاین ثبت خسارت آتش‌سوزی بیمه سامان به آدرس
https://claim-fire.si24.ir و با استفاده از شماره تلفن همراه و رمز یک‌بارمصرف وارد سامانه شود و پس از ثبت کد ملی و تاریخ تولد، اطلاعات محل بیمه‌شده و کدپستی را وارد کند.
در ادامه، بیمه‌نامه‌های حوادث منازل مسکونی سامان به نام بیمه‌گزار به صورت خودکار استعلام می‌شود و پس از ثبت اطلاعات حادثه، نوع خسارت از جمله آتش‌سوزی، ترکیدگی لوله آب و سایر موارد تحت پوشش انتخاب خواهد شد.
ثبت شماره شبای متعلق به بیمه‌گزار، بارگذاری مدارک و مستندات حادثه از جمله تصاویر محل خسارت، گزارش پلیس یا آتش‌نشانی و سایر گزارش‌های مرتبط و همچنین اعلام برآورد اولیه خسارت به تفکیک بخش‌هایی مانند تأسیسات و اثاثیه، از دیگر مراحل ثبت درخواست است.
پس از ارسال درخواست، پرونده برای ارزیاب خسارت ارسال شده و زمان بازدید با بیمه‌گزار هماهنگ می‌شود و حداکثر زمان حضور ارزیاب پس از ثبت خسارت دو روز خواهد بود.
در این فرایند، بیمه‌گزار می‌تواند مراحل رسیدگی به پرونده را به صورت آنلاین مشاهده و با استفاده از کد پیگیری، وضعیت درخواست خود را دنبال کند. همچنین امکان مشاهده سوابق درخواست‌های قبلی و دریافت گزارش از روند رسیدگی نیز در سامانه پیش‌بینی شده است.در نهایت، پس از تأیید خسارت از سوی بیمه‌گزار و شرکت بیمه، مبلغ خسارت به حساب اعلام‌شده واریز می‌شود.
این سامانه به عنوان سامانه ثبت آنلاین خسارت بیمه آتش‌سوزی منازل مسکونی در ایران، با هدف کوتاه‌تر شدن زمان رسیدگی و افزایش امکان رهگیری فرایند خسارت راه‌اندازی شده است.
بیمه سامان با رویکردی پیشرو در توسعه خدمات آنلاین، تسهیل فرایند رسیدگی و پرداخت خسارت را دنبال می‌کند؛ مسیری که با کاهش مراجعات حضوری، کوتاه‌تر شدن زمان دریافت خدمات و افزایش شفافیت در فرایند خسارت، به ارتقای رضایت بیمه‌گزاران منجر می‌شود.